La vérification des antécédents

La demande d’emploi « meileures pratiques »

La vérification des antécédents Nous utilisons l’expression « vérification des antécédents » pour décrire les trois méthodes les plus utilisées pour recueillir des renseignements sur les candidats, les formulaires de demande d’emploi, les curriculum vitae et la vérification des références. Comme l’indique l’Annexe 7.1, la recherche nous a permis d’identifier divers niveaux de fiabilité, de validité, etc. pour chacune de ces méthodes. Cependant, à la lumière de leur utilisation répandue (surtout dans le cas des c.v. et des formulaires de demande d’emploi), il importe de savoir comment améliorer ces méthodes, en particulier, leur validité.19

6.1 Les formulaires de demande d’emploi

La plupart des sociétés utilisent un formulaire générique de demande d’emploi qui, dans bien des cas, est conçu par le service du contentieux ou un cabinet d’avocats afin de s’assurer qu’il ne contrevient à aucune disposition des codes provinciaux des droits de la personne (au Québec, la charte des droits de la personne). Bien que cette approche soit justifiable du point de vue juridique, elle ne sait tirer avantage de tout le potentiel que revêt un formulaire de demande d’emploi comme méthode de sélection. Avec l’avènement technologique du traitement des données, il est relativement facile de créer un formulaire de demande d’emploi comportant les « meilleures pratiques ». L’Annexe 7.3 décrit les informations obtenues grâce au formulaire et offre des suggestions quant aux façons d’améliorer l’approche générique.

Le formulaire de demande d’emploi peut représenter un bon outil de sélection en soi s’il est bien conçu. En raison des craintes associées aux poursuites en justice pour des motifs liés aux droits de la personne, il y a une tendance de réduire la quantité d’information recueillie par le biais de la demande d’emploi. En d’autres mots, s’il y a un doute quant à une question donnée, il est préférable de la « laisser tomber ». Cependant, en préconisant cette approche, vous laissez glisser entre vos mains une occasion valable et rentable de cueillir des renseignements pertinents à propos des connaissances et des capacités de candidats éventuels. Outre l’obtention d’un complément d’information valide dans le cadre du processus de sélection, le formulaire de demande d’emploi peut aussi donner aux candidats un message très fort quant aux exigences du poste et leur permettre de faire de « l’autosélection ». À cette fin, il serait approprié d’indiquer aux candidats que toute offre d’emploi est subordonnée à la satisfaction des exigences concernant l’examen médical, et le cas échéant, du dépistage des drogues et de la vérification du casier judiciaire. S’il s’agit de conditions préalables à l’embauche, il faut prévenir les candidats qu’ils doivent répondre à certains critères liés à leur dossier de conducteur, leur casier judiciaire ou à leur cote de crédit et que ceux-ci vont faire partie de la vérification effectuée dans le cadre du processus de sélection.

Le seul avertissement quant à l’ajout proposé au formulaire vient du fait que les candidats doivent savoir écrire en français et en anglais, un facteur qui peut jouer contre un candidat dont la langue seconde est l’une des deux langues officielles. Outre les renseignements fournis par le candidat sur le formulaire, on peut également leur demander de présenter des exemplaires de documentation pertinente, voire le permis de conduire, la preuve de cautionnement, la preuve de citoyenneté ou la capacité de travailler au Canada et autres certificats analogues.

Le formulaire de demande d’emploi constitue le premier « tri » dans tout le processus de sélection et puisqu’il s’agit d’une méthodologie très rentable 

et optimale, il doit servir pour dépister les candidats qui ne répondent pas aux exigences en matière de connaissances et capacités pour s’acquitter des tâches de conducteur d’autobus.

Les curriculum vitae

Le trompe l’oeil

Depuis des décennies, les chercheurs étudient le degré de supercherie qu’affichent les candidats dans le processus de sélection. Ils ont remarqué des distorsions assez courantes et parfois même très sérieuses sur les tests papier et crayon, les formulaires de demande d’emploi, les c.v. et les listes de compétences. Les déclarations trompeuses portent sur une exagération des états de service, des anomalies quant au motif du départ d’un emploi et sur une fausse attestation de compétences. En outre, selon les sondages menés par les professionnels du milieu de la sélection et du recrutement, on croit que les représentations inexactes sont à la hausse. Bien que la majorité de la recherche porte sur la déception au niveau des antécédents, les faits semblent indiquer que la « supercherie » s’étend aux tests et aux réponses données. Les candidats tentent de damer le pion aux instruments de sélection en répondant ce qu’ils pensent être le choix recherché par l’employeur plutôt que de donner des réponses honnêtes.

Avec l’avènement technologique du traitement de texte, presque tout le monde dispose d’un curriculum vitae. Malgré le fait qu’ils soient bien répandus, les curriculum vitae, comme outil de sélection, sont d’une utilité restreinte en raison de leur faible niveau de validité et des difficultés associées à leur traitement et au codage de l’information à des fins de comparaison. Plusieurs questions sont également soulevées quant à l’exactitude des renseignements donnés dans les curriculum vitae (voir note sur « Le trompe l’oeuil»). Si les curriculum vitae sont retenus comme méthode de sélection, il faut les utiliser en lien avec les Normes professionnelles nationales. Comme le suggère le Tableau 3, il faut passer en revue les Normes professionnelles nationales et identifier les connaissances et les capacités essentielles. En utilisant une formule comme celle présentée au Tableau 3, on peut ainsi « marier » l’information figurant dans le curriculum vitae et les connaissances et les capacités clés. Pour faciliter tout le processus, on peut demander aux candidats de remplir la formule. On peut aussi concevoir des formulaires analogues, comme nous l’avons suggéré précédemment, pour juger des études et de l’expérience professionnelle du candidat et lui demander de les remplir.

6.3 Les références

Les références constituent une excellente source d’information à propos des candidats. Cependant, comme l’indique l’Annexe 7.1, cette méthode comporte également des difficultés. Afin d’améliorer la validité et la fiabilité d’une vérification des références, il est important de bien saisir le but visé par la vérification. Il y a deux raisons pour effectuer un contrôle des références, notamment:

(a) Pour confirmer l’information figurant sur le formulaire de demande d’emploi du candidat et sur les documents annexés (permis, etc.).

(b) Pour obtenir un complément d’information à propos des connaissances et des capacités du candidat auprès d’une personne qui a effectivement travaillé avec lui.

Tableau 3
Codage des curriculum vitae (échantillon)

Il ne s’agit que d’exemples. On recommande de passer en revue les Normes professionnelles nationales pour bien identifier les connaissances et les capacités exigées pour le postulant. Il faut se fonder sur ces connaissances et capacités pour étudier les curriculum vitae (Annexe 7.3) et rédiger les annonces (Annexe 6.3).

En ce qui concerne le deuxième point, le contrôle des références est fait habituellement par téléphone et prend la forme d’une entrevue. Nonobstant les difficultés liées aux boîtes vocales pour prendre contact avec la personne indiquée, une entrevue bien structurée peut représenter une bonne source d’information. Dans une section ultérieure du présent guide, nous abordons les meilleures pratiques en matière d’entrevue. Ces lignes directrices sur la façon de mener une entrevue s’appliquent aussi pour le contrôle des références.

Il faut également prendre en considération d’autres questions liées aux références. Dans un monde où les litiges sont à la hausse, les personnes et les entreprises sont très réticentes à s’exposer au risque. Par conséquent, plusieurs ne sont pas prêtes à fournir des renseignements sur d’anciens employés sauf pour confirmer le poste occupé ainsi que les dates d’entrée en fonction et de départ. Par conséquent, si vous voulez utiliser les références, il est important de demander aux candidats de bien confirmer que celles-ci sont prêtes à se faire interviewer. Pourvu que l’entrevue porte sur des questions liées aux exigences professionnelles justifiées, à savoir les connaissances et les capacités figurant dans les Normes professionnelles nationales, il ne faut pas se préoccuper outre mesure d’une infraction aux Code provinciaux des droits de la personne (au Québec, la charte) ou d’une atteinte en vertu du droit commun ou du droit de la responsabilité civile.

Le deuxième enjeu en ce qui concerne les entrevues avec les personnes référencées a trait au choix du moment. Dans la plupart des sociétés, c’est coutume d’effectuer ces entrevues avec les références une fois toutes les étapes du processus de sélection franchies. Nonobstant cette pratique, comme méthode ayant une validité plus ou moins élevée, on pourrait faire valoir l’utilité de mener le contrôle des références avant d’entreprendre l’étape des entrevues avec les candidats ou l’étape des épreuves.

En ce qui concerne la raison première de la vérification des références, voire confirmer les renseignements donnés, l’avènement du courrier électronique a grandement simplifié la tâche puisque l’on peut facilement faire parvenir un formulaire à la personne comme pièce jointe à une note lui demandant de confirmer certaines informations quant aux antécédents du candidat.

L’étape de contrôle des antécédents figurant dans le processus de sélection peut être sensiblement amélioré par l’entremise des « meilleures pratiques ». Cette amélioration, surtout au niveau de la validité et de la fiabilité, sera attribuable à de meilleurs formulaires de demande d’emploi, à une meilleure gestion des curriculum vitae et à la consultation efficace des références.